Autopůjčovna a přestupky jejich zákazníků

Dobrý den, provozujeme autopůjčovnu jako právnická osoba. Chodí nám extrémní množství pokut, které spáchali naši zákazníci.
1. dotaz: lze se nějakých rychlým způsobem vyhnout množství administrativy, tj. abychom nemuseli ke každé pokutě zasílat kopie smluv apod?
2. Bohužel nyní nám přišel příkaz k úhradě na 2000,-kč + 1000,-Kč správní řízenís odůvodněním, že jsme nezajistili žádoucí stav tj, aby náš klient řídil vůz a neporušil zákon. jako odůvodnění píše, že jsme na smlouvě neuvedli datum narození a že se jedná o příslušníka jiného státu, konkrétně Rakouska. Z toho důvodu obecní úřad věc odložil a nyní pokutu a náklady správního řízení vymáhá po naší firmě. Bohužel jsme ke všemu ještě vyzvedli příkaz ze schránky pozdě tj. 2 dny po lhůtě pro odvolání. Děkuji za pomoc Michaela